SISU文脉|【国际档案日】高校毕业生档案知识科普

发布者:发布时间:2023-09-28浏览次数:31

高校毕业生档案知识科普


 Q & A


问:高校毕业生档案有何功能?


毕业生档案是记述和反映毕业生政治面貌、学习经历、思想表现以及家庭状况、奖惩记录等的综合材料,是人事档案的重要组成部分,是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。


从学校转出的毕业生档案,成为人事档案,并在后续不断记载个人学习工作经历、政治品质、思想认识、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况,是国家档案的重要组成部分,也在招聘录用、政审考察、公证信息、职称评定等人事管理和服务中起着凭证、依据和参考的作用。



问:高校毕业生档案应向哪里转递?


高校毕业生档案转递分几种类别。


1.毕业后就业单位具备档案管理权限的,如政府机关、事业单位、国有企业等,档案转递至该就业单位。


2.毕业后就业单位不具备档案管理权限的,如私营企业、外资企业等,档案转递至各地公共就业和人才服务机构。


3.毕业后自主创业的,档案转递至由毕业生本人户籍所在地的人力资源公共服务机构,并由毕业生本人前往该机构办理个人委托存档。


4.毕业后继续攻读硕、博士研究生学位的,档案转递至所录取高校的学生档案接收部门(单位)。


5.毕业后出国留学的,档案转递至毕业生本人户籍所在地的人力资源公共服务机构,也可咨询教育部留学服务中心办理档案托管。


6.业后考取大学生村官、前往西部县以下基层单位或艰苦边远地区就业、支教的,在合同服务期内,档案由学生档案室统一保管;如因工作要求需转递档案的,可转递至服务所在地的人力资源公共服务机构。


7.毕业后参加入伍预征的,档案暂由学生档案室保管,入伍结果出来后视情况进行档案转递。



问:档案转递信息包括哪些内容?


档案接收单位的详细地址、名称、邮编、接收人、联系电话等。



问:毕业生档案通过何种方式转递?


通过中国邮政以“学生档案专递”通道统一转递,不允许私人携带。



问:毕业生档案何时转递?


第一类:毕业季集中转递。毕业生档案全部归档结束且完成转递信息登记后一周左右寄出。


第二类:常规转递。每周四转交邮局,如遇节假日或寒暑假则另行通知。


档案转出后,请及时关注物流信息,并联系档案接收单位确认签收情况。



问:落户上海户口的毕业生档案需要额外添加哪些材料?


毕业生本人身份证复印件、户口本复印件(仅复印本人页及户口地址页)。



问:中途退学学生的个人档案包括哪些材料?


除升学时转入的档案和在校期间产生的档案外,还需附加退学决定。



问:档案邮寄信息(EMS)查询有效期是多久?


一年。因邮政EMS标准快递的流转记录只能保存一年,毕业生须在离校后一年内查询档案去向,超过一年后则无法查询。



问:如何查询档案邮寄单号和去向?(校外需登录VPN)


1.网页路径:登录上外档案馆网站(http://amm.shisu.edu.cn/)点击“学生档案转递查询”输入“学号”“姓名”获取EMS单号(预备党员的党员档案单独寄送,查询时学号前加“D”),凭EMS单号登录中国EMS网站(http://www.ems.com.cn)即可查询档案材料去向。


2. 微信路径:“上外档案校史博物”公众号→菜单栏“服务”→“转递查询”



问:档案可以一直存放在学校吗?


不可以。学校只是暂存档案,不会添加毕业后有关工作的任何档案记录。应及时将档案转递到“公共就业和人才服务机构”或“人才交流中心”等专门的人事代理机构,便于工龄计算、职称评定及相关证明文件开具等。



问:若工作正在落实过程中,档案可以遗留在学校吗?


可以,最长保留期限为两年。


毕业生先提交档案遗留申请,学生档案室会根据要求对档案做暂时保管。后期办理转递档案手续时,应向学生档案室提供调档函,工作人员审核通过后进行转递。



问:调档函里应该包含哪些内容?


调档函抬头为上海外国语大学学生档案室,调档函必须包括需要调档人的姓名、身份证号码、档案接收单位、地址、邮编、收件人、收件电话等信息,并在落款处加盖公章。



问:用人单位查阅档案开展政审工作需办理哪些手续?


需指派2名以上(含)工作人员(一般为中共党员)凭介绍信、阅档函、工作证等查阅拟录用人员学生档案。



问:如何联系上海外国语大学学生档案室?


地址:上海市松江区文翔路1550号图文信息中心  J714

邮编:201620

联系人:陶老师

电话:021-67701671

邮箱:xsda@shisu.edu.cn