高校毕业生档案知识科普
Q & A
问：高校毕业生档案有何功能？
毕业生档案是记述和反映毕业生政治面貌、学习经历、思想表现以及家庭状况、奖惩记录等的综合材料，是人事档案的重要组成部分，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。
从学校转出的毕业生档案，成为人事档案，并在后续不断记载个人学习工作经历、政治品质、思想认识、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，是国家档案的重要组成部分，也在招聘录用、政审考察、公证信息、职称评定等人事管理和服务中起着凭证、依据和参考的作用。
问：高校毕业生档案应向哪里转递？
高校毕业生档案转递分几种类别。
1.毕业后就业单位具备档案管理权限的，如政府机关、事业单位、国有企业等，档案转递至该就业单位。
2.毕业后就业单位不具备档案管理权限的，如私营企业、外资企业等，档案转递至各地公共就业和人才服务机构。
3.毕业后自主创业的，档案转递至由毕业生本人户籍所在地的人力资源公共服务机构，并由毕业生本人前往该机构办理个人委托存档。
4.毕业后继续攻读硕、博士研究生学位的，档案转递至所录取高校的学生档案接收部门（单位）。
5.毕业后出国留学的，档案转递至毕业生本人户籍所在地的人力资源公共服务机构，也可咨询教育部留学服务中心办理档案托管。
6.业后考取大学生村官、前往西部县以下基层单位或艰苦边远地区就业、支教的，在合同服务期内，档案由学生档案室统一保管；如因工作要求需转递档案的，可转递至服务所在地的人力资源公共服务机构。
7.毕业后参加入伍预征的，档案暂由学生档案室保管，入伍结果出来后视情况进行档案转递。
问：档案转递信息包括哪些内容？
档案接收单位的详细地址、名称、邮编、接收人、联系电话等。
问：毕业生档案通过何种方式转递？
通过中国邮政以“学生档案专递”通道统一转递，不允许私人携带。
问：毕业生档案何时转递？
第一类：毕业季集中转递。毕业生档案全部归档结束且完成转递信息登记后一周左右寄出。
第二类：常规转递。每周四转交邮局，如遇节假日或寒暑假则另行通知。
档案转出后，请及时关注物流信息，并联系档案接收单位确认签收情况。
问：落户上海户口的毕业生档案需要额外添加哪些材料？
毕业生本人身份证复印件、户口本复印件（仅复印本人页及户口地址页）。
问：中途退学学生的个人档案包括哪些材料？
除升学时转入的档案和在校期间产生的档案外，还需附加退学决定。
问：档案邮寄信息（EMS）查询有效期是多久?
一年。因邮政EMS标准快递的流转记录只能保存一年，毕业生须在离校后一年内查询档案去向，超过一年后则无法查询。
问：如何查询档案邮寄单号和去向？（校外需登录VPN）
1.网页路径：登录上外档案馆网站（http://amm.shisu.edu.cn/）点击“学生档案转递查询”输入“学号”“姓名”获取EMS单号（预备党员的党员档案单独寄送，查询时学号前加“D”），凭EMS单号登录中国EMS网站（http://www.ems.com.cn）即可查询档案材料去向。
2. 微信路径：“上外档案校史博物”公众号→菜单栏“服务”→“转递查询”
问：档案可以一直存放在学校吗？
不可以。学校只是暂存档案，不会添加毕业后有关工作的任何档案记录。应及时将档案转递到“公共就业和人才服务机构”或“人才交流中心”等专门的人事代理机构，便于工龄计算、职称评定及相关证明文件开具等。
问：若工作正在落实过程中，档案可以遗留在学校吗？
可以，最长保留期限为两年。
毕业生先提交档案遗留申请，学生档案室会根据要求对档案做暂时保管。后期办理转递档案手续时，应向学生档案室提供调档函，工作人员审核通过后进行转递。
问：调档函里应该包含哪些内容？
调档函抬头为上海外国语大学学生档案室，调档函必须包括需要调档人的姓名、身份证号码、档案接收单位、地址、邮编、收件人、收件电话等信息，并在落款处加盖公章。
问：用人单位查阅档案开展政审工作需办理哪些手续？
需指派2名以上（含）工作人员（一般为中共党员）凭介绍信、阅档函、工作证等查阅拟录用人员学生档案。
问：如何联系上海外国语大学学生档案室？
地址：上海市松江区文翔路1550号图文信息中心 J714
邮编：201620
联系人：陶老师
电话：021-67701671
邮箱：xsda@shisu.edu.cn
