毕业生档案是毕业生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,也是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。为了本科生/研究生档案能完整、安全、及时转出,请各位毕业生详细了解档案转递依据的选择、获取、提交,按照要求办理转递手续。
一、档案转递依据的选择
请各位毕业生根据个人就业情况、户籍情况,明确档案去向,选择转递依据。
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| 户籍 | 档案去向 | 转递依据 |
就业 | 就业单位具备档案接收权限 | 上海户籍 | 就业单位 | 报到证(白联)/调档函 |
非上海户籍 | ||||
就业单位不具备档案接收权限 | 上海户籍 | 户籍所在地就业促进中心 | 身份证复印件+户口簿复印件 | |
非上海户籍 | 企业挂靠档案接收单位 | 报到证(白联)/调档函 | ||
户籍所在地人力资源公共服务机构 | ||||
未就业 | 档案回原籍 | 上海户籍 | 户籍所在地就业促进中心 | 身份证复印件+户口簿复印件 |
非上海户籍 | 户籍所在地人力资源公共服务机构 | 报到证(白联)/调档函 | ||
档案留校 | 学校只代为保管两年 | |||
升学 | 档案寄至录取学校 | 调档函 |
特别提示:
1.具备档案接收权限的就业单位,如国有企业、事业单位等。
2.不具备档案接收权限的就业单位,如三资、民营、个体等。
3.未就业学生的档案可留校两年,但留校保管期间可能会影响毕业生日后办理社会保险、职称评定等,因此不建议档案留校。
二、档案转递依据的获取
1.报到证:应届毕业生联系学院,往届毕业生联系学校就业指导中心。(未将报到证白联归入学生档案的毕业生,如影响今后报考公务员或进事业编制,后果由学生本人承担。)
2.调档函:请主动联系档案接收单位/户籍所在地人力资源公共服务机构出具,调档函抬头:上海外国语大学学生档案室。
3.上海市居民身份证复印件+户口簿复印件:复印本人页、户口地址页。
三、档案转递依据的提交
转递依据 | 本科生、研究生 | |
毕业季集中办理 | 单独办理 | |
报到证(白联) | 交辅导员,由辅导员集中归档 | 交或寄至上海外国语大学学生档案室
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上海市居民身份证复印件+户口簿复印件 | 交辅导员,由辅导员集中归档 | 交或寄至上海外国语大学学生档案室
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调档函 | 交或寄至上海外国语大学学生档案室
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特别提示:
1.请在转递依据右上角注明学生学号、手机号。
2.单独交或寄报到证(白联)的同学,请另附纸张注明档案接收单位的名称、地址、邮编、收件人及收件电话,寄至学生档案室(务必通过邮政EMS快递寄送)。
邮寄信息:上海市松江区文翔路1550号图文信息中心J714,收件人:学生档案室 陶老师,邮编:201620,电话:67701671。
3.毕业生与用人单位毁约的,在档案转出之前,请及时与学生档案室联系,以便暂停档案转出。
4.学生档案室转递审核后,符合转递条件的予以转出,每周一次由邮局统一取件。(日常每周四上午,节假日及寒暑假另行通知)
四、档案转递的邮寄单号查询
1.网页查询:登录http://amm.shisu.edu.cn/点击“学生档案转递查询”输入“学号”、“姓名”即可获取EMS单号(预备党员的党员档案单独寄送,查询时学号前加“D”),可凭EMS单号直接登录中国EMS网站查询,网址:http://www.ems.com.cn
2.微信查询:“上外档案校史博物”公众号→“服务”→“转递查询”。
3.由于邮政EMS标准快递的流转记录只能保存一年,因此毕业生必须在离校后一年内查询档案去向,超过一年后则无法查询。
五、注意事项
1.毕业生档案通过中国邮政以“学生档案专递”通道统一转递,不允许私人携带。
2.档案转出后,请及时关注物流信息,并联系档案接收单位确认签收情况。
3.由于毕业生毕业后的去向多种多样,个人情况也不尽相同。以上未列举的请联系学生档案室老师。