毕业生档案是毕业生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,也是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。为了本科生/研究生档案能完整、安全、及时转出,请各位毕业生详细了解档案转递依据的选择、获取、提交,按照要求办理转递手续。

一、档案转递依据的选择

请各位毕业生根据个人就业情况、户籍情况,明确档案去向,选择转递依据。

 

 

户籍

档案去向

转递依据

就业

就业单位具备档案接收权限

上海户籍

就业单位

报到证(白联)/调档函

非上海户籍

就业单位不具备档案接收权限

上海户籍

户籍所在地就业促进中心

身份证复印件+户口簿复印件

非上海户籍

企业挂靠档案接收单位

报到证(白联)/调档函

户籍所在地人力资源公共服务机构

未就业

档案回原籍

上海户籍

户籍所在地就业促进中心

身份证复印件+户口簿复印件

非上海户籍

户籍所在地人力资源公共服务机构

报到证(白联)/调档函

档案留校

学校只代为保管两年

升学

档案寄至录取学校

调档函

 

特别提示:

1.具备档案接收权限的就业单位,如国有企业、事业单位等。

2.不具备档案接收权限的就业单位,如三资、民营、个体等。

3.未就业学生的档案可留校两年,但留校保管期间可能会影响毕业生日后办理社会保险、职称评定等,因此不建议档案留校。

二、档案转递依据的获取

1.报到证:应届毕业生联系学院,往届毕业生联系学校就业指导中心。(未将报到证白联归入学生档案的毕业生,如影响今后报考公务员或进事业编制,后果由学生本人承担。

2.调档函:请主动联系档案接收单位/户籍所在地人力资源公共服务机构出具,调档函抬头:上海外国语大学学生档案室。

3.上海市居民身份证复印件+户口簿复印件:复印本人页、户口地址页。

三、档案转递依据的提交

转递依据

本科生、研究生

毕业季集中办理

单独办理

报到证(白联)

交辅导员,由辅导员集中归档

交或寄至上海外国语大学学生档案室

 

上海市居民身份证复印件+户口簿复印件

交辅导员,由辅导员集中归档

交或寄至上海外国语大学学生档案室

 

调档函

交或寄至上海外国语大学学生档案室

 

特别提示:

1.请在转递依据右上角注明学生学号、手机号。

2.单独交或寄报到证(白联)的同学,请另附纸张注明档案接收单位的名称、地址、邮编、收件人及收件电话,寄至学生档案室(务必通过邮政EMS快递寄送)。

邮寄信息:上海市松江区文翔路1550号图文信息中心J714,收件人:学生档案室 陶老师,邮编:201620,电话:67701671

3.毕业生与用人单位毁约的,在档案转出之前,请及时与学生档案室联系,以便暂停档案转出。

    4.学生档案室转递审核后,符合转递条件的予以转出,每周一次由邮局统一取件。(日常每周四上午,节假日及寒暑假另行通知

四、档案转递的邮寄单号查询

1.网页查询:登录http://amm.shisu.edu.cn/点击“学生档案转递查询”输入“学号”、“姓名”即可获取EMS单号(预备党员的党员档案单独寄送,查询时学号前加“D”),可凭EMS单号直接登录中国EMS网站查询,网址:http://www.ems.com.cn

2.微信查询:“上外档案校史博物”公众号“服务”“转递查询”。

3.由于邮政EMS标准快递的流转记录只能保存一年,因此毕业生必须在离校后一年内查询档案去向,超过一年后则无法查询。

五、注意事项

1.毕业生档案通过中国邮政以“学生档案专递”通道统一转递,不允许私人携带。

2.档案转出后,请及时关注物流信息,并联系档案接收单位确认签收情况。

3.由于毕业生毕业后的去向多种多样,个人情况也不尽相同。以上未列举的请联系学生档案室老师。